Comunicarse con los asalariados por WhatsApp es una de las cuestiones que más dudas genera entre los autónomos y negocios con empleados. En este sentido, una reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia (TSJ) de Galicia y el tratamiento de una reclamación a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aportaron más información sobre los límites a los que pueden llegar las empresas en el uso del servicio de mensajería instantánea.

La primera sentencia hace referencia a una situación en la que una trabajadora denunció a su empresa por enviarle varios mensajes de WhatsApp, a través de un grupo con otros compañeros, fuera de su horario laboral. En este caso, el TSJ de Galicia ha desestimado la demanda, una decisión que sirve para demostrar que enviar este tipo de mensajes fuera del horario laboral no siempre supone incumplir con el derecho a la desconexión digital.

El segundo ejemplo tiene que ver con el tratamiento de los datos personales de los asalariados al crear los grupos de WhatsApp. Así, la Agencia Española de Protección de Datos ha desestimado la queja elevada por un empleado contra su empresa, dedicada al sector logístico, que le incluyó en uno de estos grupos donde se compartía información sobre las rutas diarias o la ubicación de las furgonetas.

Se trata de dos cuestiones importantes para muchos autónomos con asalariados, que utilizan el servicio de mensajería para comunicarse con sus empleados. Hasta ahora, se venía entendiendo que el derecho de los empleados a la desconexión implicaba no enviarles mensajes por WhatsApp fuera del horario laboral. Más aún, teniendo en cuenta que el incumplimiento de este derecho puede conllevar multas de hasta 7.500 euros para los negocios, y que la vulneración de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) puede acarrear sanciones millonarias. Ello preocupaba a muchos autónomos transportistas ya que la organización logística de su trabajo implicaba, por ejemplo, comunicar los portes que debían hacerse al día siguiente o cambios de última hora 

Enviar mensajes fuera del horario no incumple necesariamente el derecho a la desconexión 

La sentencia emitida por el Tribunal Superior de Justicia (TSJ) de Galicia hace referencia a la denuncia de una trabajadora por cuenta ajena contra su empresa, que incluyo a ésta en un grupo de WhatsApp junto a otros compañeros donde se comunicaban ciertas cuestiones relacionadas con la actividad del negocio.

La asalariada incluyó como pruebas cinco mensajes y llamadas celebradas fuera de su horario laboral en un periodo de 15 meses para alegar el incumplimiento al derecho de desconexión digital. Sin embargo, la Justicia estimó que la escasa frecuencia de estas referencias directas a la empleada en el grupo no son suficientes para demostrar que se haya vulnerado su derecho.

Además, muchos de sus compañeros incluidos en el chat grupal de WhatsApp sí se encontraban dentro de su horario laboral durante las comunicaciones, y en ningún caso la empresa instó directamente a la empleada a que contestara los mensajes fuera de su jornada, algo que es motivo suficiente para exonerar al negocio.

La empresa sí puede enviar mensajes de WhatsApp fuera del horario laboral, aunque el autónomo no puede sancionarle si no contesta ni presionarle para hacerlo, ya que se encuentra en su tiempo de descanso”, valoró a este diario Jaume Barcons, abogado laboralista de la gestoría Barcons. Asimismo, la sentencia gallega es interesante para el experto, al abordar la cuestión de “la proporcionalidad. Si son cinco mensajes en 15 meses, no hay absolutamente ningún conflicto”, explicó.

Caso diferente es una situación en la que este tipo de conductas se produzcan de manera habitual entre el autónomo y sus asalariados. Incumplir el derecho a la desconexión podría acarrear sanciones de entre 751 y 7.500 euros. Así, el trabajador por cuenta propia debería esperar al comienzo de la siguiente jornada laboral para poder exigir una respuesta a sus empleados.

Los autónomos pueden incluir a sus asalariados en un grupo de WhatsApp con su número personal si es imprescindible para su desempeño profesional

En paralelo a la sentencia de los tribunales gallegos, un reciente pronunciamiento de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) abre la posibilidad a que los autónomos con asalariados incluyan a éstos en un grupo de WhatsApp con fines laborales sin su consentimiento cuando el chat sea imprescindible para su desempeño profesional.

El caso al que alude la AEPD ocurrió dentro de un negocio relacionado con el sector logístico, que incluyó a sus repartidores en un chat grupal donde se compartía información como las rutas diarias a seguir, el trabajador encargado de cada una o la ubicación de los vehículos de reparto. Se trataba, pues, de una información imprescindible para el desempeño profesional de los empleados.

“En el ámbito de las relaciones laborales, el tratamiento de los datos personales se basa jurídicamente, de forma principal, en la ejecución del contrato de trabajo, aunque ciertos datos también podrán tratarse para cumplir las exigencias impuestas por la ley o por un convenio colectivo”, explicaron desde la AEPD.

Así, el organismo público considera que los datos utilizados por el negocio son los mínimos necesarios para el cumplimiento de sus funciones laborales, así como que, al desempeñar su trabajo fuera de la sede de la empresa, no existe otro medio de comunicación con el asalariado, por lo que no procede imponer ninguna sanción.

En este caso, los expertos también se mostraron favorables al criterio de Protección de Datos. “El propio trabajador es quien ha dado el número de teléfono a la empresa, por lo que no cabe ninguna vulneración de la protección de datos. Ocurre lo mismo con los sistemas de videovigilancia”, recordó a este diario Jaume Barcons.

Ante estos dos pronunciamientos, ¿Cómo deben actuar los autónomos con empleados para incluir a éstos en un grupo de WhatsApp con fines laborales? “Lo más recomendable es que se establezca una cláusula en el contrato de trabajo en la que se especifique que un medio de comunicación entre el negocio y el asalariado podrá ser vía email, WhatsApp u otro medio del que disponga la empresa, siempre con fines laborales”, concluyó el abogado laboralista.

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