Uno de los motivos por los que se van al traste muchos negocios familiares son los problemas que ¡, con el tiempo, surgen entre sus miembros, roces que nunca se sabe si empiezan o terminan en casa o en el trabajo. Para evitarlo, el protocolo familiar o pacto familiar se presenta como una figura muy a tener en cuenta a la hora de abrir el negocio con cónyuges, hijos, hermanos,… ya que puede evitar más de un disgusto. 

Por definición, los protocolos familiares no son muy diferentes a los pactos de socios tradicionales: se trata de un acuerdo entre los miembros de la familia –en este caso, también socios en un negocio- que quedan por escrito y regulan las relaciones entre ellos en el desempeño de su actividad como trabajadores por cuenta propia. Además, también pueden establecer la relación que cada miembro de la familia guarda con la propia sociedad. 

Por otro lado, es necesario diferenciar entre la figura del pacto de familia y el protocolo familiar. En el primer caso, se trata de un instrumento menos complejo y detallado que un protocolo, y sirve para plasmar “sólo las preocupaciones reales e inmediatas que ya están afectando a la familia, lo que también sirve para marcar el camino necesario para resolver futuras dificultades”, explicaron desde la consultoría Family Business Solutions. 

Contar con un protocolo familiar -o un pacto de familia, dependiendo del caso-, es una cuestión de gran importancia para los autónomos y pymes familiares. «Si se tiene normas en el negocio, el día que tienes que afrontar ciertos temas, las cosas se hacen mucho más fáciles, al haberse consensuado entre los accionistas y los futuros accionistas. Es clave para garantizar la eficacia empresarial y la armonía familiar«, valoró a este diario Ricard Agustín, director de Family Business Solutions.

¿Qué pasa cuando un hermano quiere meter a sus hijos en el negocio? ¿Qué hacer si alguno de los familiares trabaja poco o mal? ¿Cómo se trasmiten las participaciones? ¿Cuánto se reparte a cada uno del beneficio obtenido? ¿Y si el negocio fracasa, cuál son las responsabilidades de cada miembro? ¿Quién dirime si hay discrepancias entre los familiares dueños del negocio? ¿Cómo se reparten las tareas? ¿Quién dirige el negocio?

Aunque puede no hacerse, los expertos consultados por este diario recomendaron a los autónomos que suscriban uno de estos protocolos familiares inscribir el documento en el Registro Mercantil. Sin embargo, conviene tener en cuenta que los pactos relativos a la visión y valores de la familia “serán una mera declaración moral, sin efecto alguno”, tal y como explicaron desde el despacho Garrido y Doñaque, especializado en empresas familiares. 

El contenido que deben incluir los protocolos familiares 

Como ya se ha mencionado, un protocolo familiar sirve para dejar por escrito las relaciones entre los miembros de una empresa familiar, tanto en el desempeño de su actividad dentro del negocio como en relación al papel que cada uno guarda con respecto a la sociedad. Así, tal y como explicaron los expertos, éste debería incluir apartados como: 

Pactos sobre la transmisión de acciones y participaciones 

En este apartado se incluyen todos los aspectos relativos a las participaciones que los miembros de la familia tienen en la sociedad. Por ejemplo, la forma de calcular el valor de cada acción, o el procedimiento a seguir en el caso de que uno de los autónomos de la familia decida abandonar la sociedad.

Comités consultivos externos a la sociedad 

Además, un protocolo familiar puede incluir la designación de un comité consultivo externo a la sociedad, que se encargue de asesorar al negocio en los casos en los que existan diferentes opiniones sobre una decisión. En este sentido, este apartado debería incluir cuestiones como quién hará las funciones del comité, qué funciones tendría, su retribución, etcétera. 

Relaciones familiares y empresariales dentro del negocio 

Por último, una de las cuestiones más importantes dentro de un protocolo familiar es la relación de los miembros de la familia con la empresa, así como ciertas cuestiones relativas a la sociedad, destinadas a salvaguardar el buen funcionamiento del negocio y las relaciones entre los diferentes miembros. Por ejemplo, la figura del consejo de familia, un órgano que sirve «para que los propietarios, tanto si trabajan en la empresa como si no, aborden sus cuestiones y se pongan de acuerdo para acudir con una voz única a una junta de administración en la que haya otras personas», explicó a este diario el director de Family Business Solutions.

Así, los protocolos familiares deben dejar de manifiesto aspectos como el papel de cada miembro de la familia en la dirección de la empresa; las condiciones de ingreso para nuevos miembros; la política de remuneración; las condiciones para transmitir el capital dentro y fuera de la familia; los canales de comunicación e información entre el negocio y la familia; o el procedimiento para acometer una sucesión intergeneracional en la empresa, una situación cada vez más común entre los autónomos. 

Las similitudes y diferencias que hay entre un pacto de socios tradicional y un protocolo familiar 

En esencia, un protocolo familiar no es demasiado diferente a un pacto de socios tradicional. Salvando las cuestiones propias de cada negocio, al que debe adaptarse este pacto, los puntos más similares entre ambas fórmulas son: 

El procedimiento y las condiciones que regulan el gobierno de la empresa. 

Las funciones de cada socio dentro de la sociedad, así como su participación. 

El procedimiento a seguir en caso de entrada y salida de nuevos socios en la empresa. 

Otros apartados comunes a los socios de un negocio, como posibles compromisos de permanencia, no competencia, competencia desleal o confidencialidad, entre otros.

Sin embargo, sí existen algunas diferencias entre los pactos de socios y los protocolos familiares. Tal y como explicó a este diario Ricard Agustín, la principal es que se mezcla la familia con los negocios. Por eso, «el protocolo familiar es una figura mucho más sofisticada», afirmó, «porque, además de regular temas como el órgano de administración o la forma de transmisión de la sociedad, relaciona éstos con todos aquellos aspectos que hacen que, al mezclarse el componente familiar, existan posibilidades mayores de tener un conflicto o malentendido.»

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